Kennst du das Gefühl: Du warst den ganzen Tag über beschäftigt, gestresst, aber am Ende des Tages fühlst du dich frustriert statt erfolgreich? Weißt du bei der Fülle an Aufgaben nie, wo du anfangen und wann du starten sollst? Dann lies unbedingt weiter. Ich stelle dir die Timeboxing-Methode vor, deinen neuen besten Freund.
Was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der du bestimmte Aufgaben einen passenden Zeitrahmen zuweist.
Um mit der Timeboxing-Methode effektiv alle Aufgaben zu erledigen, gehört es dabei auch, dass man sich auf diese Aufgabe konzentriert und sich ihr widmet, ohne sich ablenken zu lassen. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben in überschaubare Abschnitte unterteilen, sodass sie leichter zu erledigen sind und nicht aufgeschoben werden müssen.
Wenn du bestimmst, wie lange eine Aufgabe dauern soll, bevor du sie in Angriff nimmst, machst du dir bewusst, wofür du deine Zeit verwendest und woran du arbeitest.
Wie richte ich eine Timebox ein?
Um eine Timebox einzurichten, lege zunächst eine Aufgabe oder einen Arbeitsbereich fest, der erledigt werden muss.
- Zeitblock erstellen: Schätze, wie viel Zeit du für die Aufgabe benötigst
- Zeitblock einsetzen: Bestimme, wann du die Aufgabe erledigst
- Fokus behalten: Eliminiere Ablenkungen im Vorfeld, um dich während der Arbeitsphase auf die Aufgabe zu konzentrieren.
Im Folgenden erkläre ich dir im Detail, wie du die Zeitmanagement-Methode durchführst.
Wie du mit Timeboxing anfängst
Der erste Schritt zum Timeboxing besteht darin, zu entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Dafür gibt es zahlreiche Methoden wie die Eisenhower-Matrix, in der du deine Aufgaben erst auflistest und dann in vier Felder einsortierst:
- Dringend und wichtig
- Dringend, aber nicht wichtig
- Wichtig, aber nicht dringlich
- Weder dringend noch wichtig
Sobald du eine Liste mit Prioritäten erstellt hast, bestimme, was du innerhalb einer Timebox erledigen kannst – also in etwa 2-4 Stunden. Je nach Art der Aufgabe und nach deinem Konzentrationsvermögen, kannst du innerhalb dieser Zeit kleine Pausen einlegen. Dafür eignet sich die Pomodoro-Technik, die ich dir später in diesem Beitrag zeige.
Durch Timeboxing spaltest du große Brocken in verdauliche Portionen
Wenn du große Aufgaben erledigen musst, die nicht in ein zweistündiges Zeitfenster passen, unterteile sie in Unteraufgaben. So behältst du auch Projekten, die sich über Wochen strecken können, den Überblick und kannst Teilerfolge erkennen.
Wichtig ist, dass du kleinere Zeitfenster vermeidest, damit du in einen ordentlich Flow kommen kannst und auch komplexe Aufgaben erledigst. Mit diesem Zeitfenster setzt du dir eine Grenze, in der du die Aufgabe schaffen möchtest.
Vorteile von Timeboxing
Die Timeboxing-Methde eignet sich womögich nicht für alle Aufgaben in deinem Leben, aber sie kann dir zu einem produktiveren Tag mit weniger Stress und mehr Klarheit verhelfen.
Du identifizierst Aufgaben im Voraus und setzt Prioritäten
Um Timeboxing anzuwenden, musst zuvor deine Aufgaben auflisten und nach Wichtigkeit einteilen. Damit stellst du sicher, dass die wichtigen und dringenden Aufgaben zur passenden Zeit erledigt werden und immer deine volle Aufmerksamkeit haben.
Du hast ein klares Ziel und bist dadurch motivierter
Wenn du eine Timebox erstellst, hast du einerseit Klarheit über deine Aufgaben und auch einen festen (und absehbaren) Zeitrahmen.
Auch wenn du den Rahmen nicht immer einhältst, kann es motivierend sein, sich ein Ziel zu setzen – vor allem, wenn die bestimmte Aufgabe langwierig ist. Mit einem Ende in Sicht, geht man lieber an unliebsame Arbeiten.
Du gehst bewusster an deine Aufgaben heran
Wenn du deine Aufgaben im Vorfeld einschätzt und zeitlich einteilst, priorisierst du sie dabei. Der Umgang mit deiner Zeit und deinem Fokus wird damit bewusster und effizienter.
Falls du denkst, dass Timeboxing nichts für dich ist, probiere andere beliebte Zeitmanagement-Methoden aus, die wir dir in diesem Beitrag vorstellen.
Nachteile von Timeboxing (Und die Lösung)
Du hältst die Zeit nicht ein und kommst in Verzug
Wenn du die Timeboxing-Methode zum ersten Mal verwendest und deine Zeit noch nicht oft eingeschätzt hast, ist es normal, dass du dich mal verschätzt. Mit der Übung wirst du besser. Bis dahin baue ein bisschen Puffer zwischen Aufgaben ein, damit du nicht ins Schwitzen kommst.
Dein Fokus lässt innerhalb der vorgegebenen Zeit nach
Dein Fokus ist wie dein Bizeps: Er wird größer mit Training. Wenn du Schwierigkeiten mit längeren Fokus-Phasen hast, verkürze sie und baue kurze Pausen ein. Starte mit der Pomodoro-Technik und experimentiere mit deinen Fokus-Zeiten:
- Stell dir einen Timer (z.B. für 25 Minuten).
- Arbeite für 25 Minuten an der Aufgabe.
- 5 Minuten Pause: Hole kurz Luft, schau aus dem Fenster oder gieß dir frischen Tee ein.
- Wiederhole die Schritte eins bis drei: Wenn du diesen Prozess viermal durchlaufen hast, machst eine lange Pausen (20–30 Minuten). Starte den Kreislauf erneut mit der nächsten Teilaufgabe
Der Alarm unterbricht deinen Fokus
Es gibt Aufgaben, die besser in kurzen Fokus-Zeiten funktionieren, und komplexere Aufgaben, die mehr Zeit in einem Stück brauchen. Mit der Zeit findest du heraus, wann du einen Timer brauchst, um dich intensiv zu konzentrieren und wann du etwas mehr Luft für Nachdenken ohne Timer lässt. Experimentiere statt mit der Pomodoro-Technik mit längeren Deep Work Zeiten: Versuche es mit einer Stunde für komplexere Aufgaben wie Schreiben oder das Lösen von Problemen.
Timeboxing vs. Time Blocking
Timeboxing und Timeblocking sind sich so ähnlich, dass sie leicht in einen Topf geworfen werden. Tatsächlich können sie sich bedingen: Während du beim Time Blocking entscheidest, wann du woran arbeitest, liegt der Schwerpunkt beim Timeboxing auf der Begrenzung der Zeit, die du mit einer Aufgabe verbringst.
Du kannst Timeboxing betreiben, ohne notwendigerweise Timeblocking zu betreiben, indem du dir eine Obergrenze für die Zeit setzt, die du für eine Aufgabe aufwendest, unabhängig davon, wann du mit der Arbeit beginnst.
Die beiden Methoden gehen also in der Regel Hand in Hand. Wenn es für dich aber kein Problem ist, mit der Arbeit zu beginnen oder zu entscheiden, was du wann bearbeiten willst, dann kannst du Timeboxing auch allein verwenden. Du kannst die Zeitblöcke auch für sich allein verwenden, wenn sich deine Aufgabenliste jeden Tag oder im Laufe des Tages drastisch ändert.
Beispiel Time Blocking ohne Timeboxing
Ein fester Timeblock am Ende des Tages, in der du weniger wichtige Aufgaben wie E-Mails bearbeitest. Die spezifischen Aufgaben können aber unterschiedlich ausfallen. Hier ist eine ausführliche Anleitung für die Time Blocking Methode.
Beispiel Timeboxing ohne Time Blocking
Timeboxing ohne Time Blocking wäre eine Aufgabe wie „Präsentation erstellen“, ohne dabei genau festzulegen, wann du diese Aufgabe im Laufe des Tages erarbeitet.
Fazit
Timeboxing kann ein überragendes Tool sein, um organisiert zu bleiben und deinen Zeitplan zu optimieren. Wenn du Schwierigkeiten hast, die zugewiesenen Zeitblöcke konsequent einzuhalten, oder wenn du feststellst, dass Aufgaben oft länger dauern als erwartet, probiere andere Strategien aus oder experimentiere mit dem Timeboxing-Konzept und kombiniere sie mit anderen Zeitmanagement-Methoden.
