Von Benjamin Franklin bis Elon Musk – einige der produktivsten Menschen der Welt nutzen eine Zeitmanagement-Methode Time Blocking, um mehr in weniger Zeit zu erledigen. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du Time Blocking in wenigen Schritten umsetzt und was du beachten solltest, um das beste aus deinem Tag herauszuholen.
Time Blocking lohnt sich für alle, die:
- die mehr Zeit und Raum für bedeutungsvolle Arbeit brauchen
- mit vielen verschiedenen Projekten/Zuständigkeiten jonglieren
- zu viel Zeit mit Kleinkram verbringen(auf E-Mails und Nachrichten antworten)
- die einen Tag voller Meetings haben
- die den ganzen Tag über mit ständigen Unterbrechungen kämpfen
Was ist Time Blocking?
Time Blocking ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode, in der du dir deinen Tag in Blöcke unterteilst.
Durch Time Blocking planst du jeden Moment deines Tages im Voraus, indem du „Zeitblöcke“ für bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten reservierst.
Benjamin Franklin ist bekannt dafür, dass er bereits Time Blocking nutzte. Um seinen Tag zu planen, erstellte Franklin Zeitblöcke, um seine Zeit effektiv zu verwalten und seinen Tag vor unerwarteten Unterbrechungen zu schützen. Franklin wies sich zwei vierstündige Zeitblöcke zu – von 8 Uhr morgens bis 12 Uhr mittags und von 14 Uhr bis 18 Uhr -, in denen er intensiv arbeiten und sich ungestört auf seine wichtigsten Aufgaben konzentrieren konnte. Viele Unternehmer und Kreative nutzen heute die beliebte Zeitmanagement-Methode für produktiveres Arbeiten.
Cal Newport, Autor von Deep Work, nimmt sich täglich 20 Minuten Zeit, um seinen Tag in Blöcke einzuteilen, damit er konzentriert seine Arbeit erledigen kann. Bill Gates und Elon Musk sind weitere prominente Beispiele für Anhänger von Time Blocking.
Time Blocking in 4 Schritten
Schritt 1: Identifiziere alle überfälligen Aufgaben
Die erste Frage, die du beantworten musst, lautet: Warum willst du Time Blocking einsetzen?
Willst du mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten haben? Oder um die Zeit zu reduzieren, die du mit E-Mails oder in Meetings verbringst? Oder einfach nur, um die Arbeit zu einer vernünftigen Zeit zu verlassen und Zeit mit deiner Familie zu verbringen?
Wie auch immer du dich entscheidest, wenn du deine Prioritäten und Ziele kennst, kannst du bestimmen, was in deinem Zeitplan steht und wie du deinen Tag gestaltest.
Frage dich: Was sind die sich wiederholenden Aufgaben, die du jede Woche erledigst? Erstelle eine Liste dieser Aufgaben und ordne sie nach ihrer Wichtigkeit. Dabei zählen auch deine Routinen, feste Verabredungen und andere Verpflichtungen.
Wenn du jeden Tag vor dem Frühstück Sport machst oder meditierst, dann schreibe das jetzt auf.
Schritt 2: Nimm dir Zeit für wichtige und unwichtige Aufgaben
Nachdem du dich um deine persönlichen Prioritäten gekümmert hast, ist es an der Zeit, den gleichen Ansatz für deinen Arbeitstag zu wählen. Für die meisten Menschen liegt der Reiz des Zeitblockierens darin, sich lange Zeit für konzentriertes Arbeiten zu nehmen.
Vielleicht gibt es eine bestimmte Zeit am Tag, wo du etwas weniger konzentrierst und motiviert bist? Diese Zeit eignet sich für weniger wichtige Aufgaben, wie E-Mails beantworten. Genau so kannst du es mit wichtigen Aufgaben halten: Arbeitest du morgens am besten, kannst du beispielsweise einen regelmäßigen Block für intensives Arbeiten nach dem Frühstück anlegen.
Schritt 3: Schätze deinen Zeitaufwand pro Aufgabe ein
Als Nächstes stellst du eine grobe Schätzung darüber auf, wie viel Zeit du mit welchen Aufgaben verbringst. Stelle einfach eine grobe Schätzung in 15 oder 30 Minuten Intervallen an.
Schritt 4: Baue deine Zeitblöcke im Kalender ein
Nun kannst du deine Aufgaben in die Kalender-App deiner Wahl eintragen und dich auf feste Uhrzeiten festlegen. Wenn du feste Routinen hast, dann belegen die bereits „automatisch“ feste Plätze in deinem Tagesplan.
Time Blocking ist wie Lego mit Aufgaben
Die App meiner Wahl ist aktuell TickTick, in der ich meine Gewohnheiten und täglichen Aufgaben festhalte. Das Praktische an der App ist, dass sie einen integrierten visuellen Kalender hat und mit Google und Apple Calendar arbeitet. Hier findest du einen ausführlichen Bericht zur App.
Du kannst dabei auch manche Blöcke offen halten, damit du einen Platzhalter für bestimmte Aufgaben hast, die täglich und spontan sind.
Denke auch daran, Platz für Meetings oder Termine einzuplanen. Indem du dir flexible Termine freihältst, in denen andere Personen Termine mit dir vereinbaren können, erhältst du die Kontrolle über deinen Zeitplan und sparst eine Menge Zeit für andere Aufgaben.
Wenn es dir schwerfällt, die zugewiesenen Zeitfenster einzuhalten, richte dir Alarme ein, um sicherzustellen, dass du dich an deine Aufgaben hältst.
Bonus Tipps für Time Blocking
Du kannst Time Blocking einfach in wenigen Schritten ausprobieren. Doch wie alle Methoden solltest du sie an deine Bedürfnisse und Arbeitsweisen anpassen. Hier sind paar zusätzliche Tipps, um Time Blocking anzuwenden:
Plane Puffer ein
Außerdem gibt es eine Zeit, nach der Aufgabe, die ich gerne als “Übergang” bezeichne. Wenn ich eine intensive Aufgabe erledigt habe, dann gehe ich nicht sofort zur nächsten über. Stattdessen gebe ich mir kurz einen Moment, um durchzuatmen, Wasser zu trinken oder um eine WhatsApp-Nachricht an einen Freund zu schicken.
Denk an spontane Unterbrechungen
Wenn du für spontane Meetings verfügbar sein musst, dann plane das mit ein. Persönlich habe ich aber die Erfahrung gemacht, dass wenn du vorab bestimmte Zeiten für Meetings setzt und die anderen für Deep Work verplanst, dann respektieren andere deine Zeit und planen dich in deinen verfügbaren Zeiten ein.
Nimm dir Zeit für eine Pause
Die produktivsten Menschen verbinden Arbeit mit Erholung. Gib dir die Zeit, die du brauchst, um dich zu entspannen, loszulassen und sogar neue Fähigkeiten zu erlernen. Du musst zu jeder Minute am Tag Vollgas geben.
Kombiniere Time Blocking mit anderen Methoden
Time Blocking bedeutet, dass du dich an deinen Zeitplan hältst. Nutze tägliche Zeitmanagement-Strategien wie die Eisenhower-Matrix, um Prioritäten zu setzen oder die die Pomodoro-Methode, um fokussiert zu bleiben. Besonders gut kombinierbar ist die Methode Highlight des Tages mit Time Blocking.
Die Eisenhower-Matrix hilft beim Time Blocking
Pfeile an deinem System
Denke daran: Es ist dein System und alles kann im Verlauf angepasst werden. Versuche, deinen Zeitplan so realistisch wie möglich zu gestalten, aber sei darauf vorbereitet, Dinge zu verschieben oder ihn für einen Tag zu verwerfen, wenn eine Krise auftritt. Vielleicht merkst du irgendwann zum Beispiel, das du einen wöchentlichen Block brauchst, um bestimmte Jobs aufzuholen.
