Zeitmanagement-Methoden helfen dir, mehr aus deinem Tag herauszuholen, entspannter und effektiv zu arbeiten und mehr Zeit für andere Dinge im Leben zu haben. In diesem Artikel zeigen wir dir unsere Lieblingsmethoden.
Hast du manchmal das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat? Wir haben alle die gleichen 24 Stunden, aber warum scheinen manche Menschen mehr mit ihrer Zeit anzufangen als andere? Produktivität kommt mit den passenden Zeitmanagement-Methoden.
Zeitmanagement ist der Prozess der Organisation und Planung, wie du deine Zeit auf verschiedene Aktivitäten aufteilst. Wenn du es richtig machst, arbeitest du nicht härter, sondern smarter und schaffst mehr in kürzerer Zeit – auch wenn die Zeit knapp und der Druck hoch ist.
Mit diesen persönlich getesteten Zeitmanagement-Methoden kannst auch du das Beste aus deiner Zeit machen.
Timeblocking, die visuelle Zeitmanagement-Methode
Timeblocking ist eine Zeitmanagement-Methode, die deine Produktivität steigern und dir helfen kann, deine wichtigsten Aufgaben zu erledigen. Auch Unternehmer und Innovatoren wie Elon Musk und Bill Gates nutzen sie erfolgreich.
So geht’s:
Von dem Moment an, in dem du aufwachst, ordnest du jedem Zeitblock deines Tages eine Aufgabe zu. Das kann alles sein, vom Frühstück bis zum Call mit deinem Kunden.
- Unterteile ein Blatt Papier in zwei Spalten. Auf der linken Seite schreibst du jede Stunde des Tages auf und bildest Zeitblöcke wie Halbstunden- oder Stundenabschnitte.
- Schätze die Zeit, die du für die Erledigung deiner Aufgaben brauchst, und passe sie in deine Zeitblöcke ein.
- Bedenke Pausen, Mittagessen, und Übergangsphasen bei deiner Planung
Du kannst auch Todo-Apps wie TickTick nutzen, um deinen Tag visuell zu planen.
Durch diese Methode siehst du direkt, wie viel (oder wenig) Zeit wir eigentlich am Tag haben. Priorisiere deine Aufgaben, bevor du sie einteilst. Timeblocking funktioniert super mit anderen Zeitmanagement-Methoden, wie dem Highlight des Tages.
Das Highlight des Tages
Diese Zeitmanagement-Methode habe ich von Make Time von John Zeratsky und Jake Knapp und sie ist simpel wie effektiv.
Die Idee eines täglichen Highlights ist, dass wir eine bestimmte Aufgabe auswählen, die wir im Laufe des Tages erledigen wollen.
So geht’s:
- Identifiziere deine Aufgaben für den Tag oder die Woche
- Bestimme, welche Aufgabe am bedeutungsvollsten oder wichtigsten ist
- Setze einen geeigneten Zeitblock für diese Aufgabe zu der Zeit, zu der du am produktivsten bist
Mit dem Highlight des Tages stelle ich sicher, dass ich Aufgaben, die am meisten Einfluss haben, auf jeden Fall erledige. Egal, wie viel ich an diesem Tag nicht geschafft habe, ich habe das gute Gefühl, das Wichtigste gemacht zu haben. Hier findest du einen ausführlichen Artikel dazu.
Die Pickle Jar Theory (Gurkenglas Theorie)
Diese Theorie von Jeremy Wright mit der Vorstellung entwickelt, dass Zeit ein endlicher Raum ist, der Grenzen hat. Das Ziel dieser Technik ist es, sich ein Glas mit Sand, Kieselsteinen und Steinen vorzustellen. Die Steine sind oben, der Sand unten.
Der Sand sind Aufgaben und Aktivitäten, die dich normalerweise tagsüber stören, wie E-Mails, soziale Medien und Telefonanrufe. Die Kieselsteine sind wichtige Aufgaben, die erledigt werden sollten, aber jemand anderes kann sie in Angriff nehmen oder du kannst sie an einem anderen Tag erledigen. Die Brocken sind deine wichtigsten Aufgaben, die du bis zum Ende des Tages erledigen musst. Wenn du also deinen Tag planst, denke an deine Aufgaben:
- Ordne sie nach ihrer Wichtigkeit – finde heraus, welche davon Felsen, Kieselsteine und Sand sind.
- Erstelle eine To-do-Liste und konzentriere dich dabei zuerst auf die Brocken, denn das sind deine wichtigsten Aufgaben für den Tag.
- Achte darauf, dass du für jede Aufgabe eine Zeitschätzung aufschreibst.
- Wenn du dann noch etwas Zeit hast, um deine Aufgaben aus den Kategorien „Kieselsteine“ und „Sand“ zu erledigen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um sie zu erledigen.
Wie du vielleicht gemerkt hast, lässt sich diese Zeitmanagement-Methode leicht mit Timeblocking und dem Highlight des Tages verbinden! Hier ist ein ausführlicher Artikel zur Zeitmanagement-Methode Pickle Jar.
Das Parkinsonsche Gesetz
Der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson wurde mit dem Satz berühmt:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ (Übersetzung von Wikipedia)
Mit anderen Worten: Die Zeit, die du dir für eine bestimmte Aufgabe nimmst, ist die Zeit, die du für die Erledigung dieser Aufgabe brauchst.
Mache dir diese Regel zunutze, wenn du besser unter Druck arbeitest oder öfter prokrastinierst.
So geht’s:
Um es Zeitmanagement-Methode anzuwenden, setze dir kürzere Zeitabschnitte für Aufgaben, um sie effizienter zu bearbeiten. Hier sind ein paar Tipps:
- Setz dir harte Deadlines: Gib dir eine bestimmte Zeit, um etwas zu tun – und halbiere sie dann.
- Arbeite mit Timeblocking: Setze dir feste Bearbeitungszeiten für deine Aufgaben in deinen Kalender, sodass du keinen Raum zum Trödeln hast
- Begrenze die Zeit für Aufgaben. Gib dir morgens nur 20 Minuten Zeit, um E-Mails zu beantworten.
Das Pareto-Prinzip (oder die 80/20-Regel)
Nach dem Pareto-Prinzip machen 20 Prozent unserer Handlungen 80 Prozent des Resultats aus. Das Ziel dieser Zeitmanagement-Methode ist es, dir dabei zu helfen, die Aufgaben zu priorisieren, die am meisten zu einer Lösung beitragen.
So geht’s:
Identifiziere beispielsweise die 20 % deiner Kunden, die deinen Umsatz ausmachen und konzentriere dich auf sie.
Identifiziere die größeren Ursachen für ein Problem und bearbeite sie zuerst. Das kannst du tun, indem du Punkte für Probleme und Ursachen vergibst. Oder du schaust, welche Ursachen am meisten Probleme auslösen (z. B. Social Media raubt Zeit, Fokus, Selbstbewusstsein)
Die Zeitmanagement-Methode wurde vom italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto entwickelt.
Pomodoro-Technik, die fokussierte Zeitmanagement-Methode
Die Pomodoro-Technik ist eine beliebte Zeitmanagement-Methode, weil sie praktisch und einfach umzusetzen ist.
Bei Pomodoro wird ein Timer verwendet, um deine Arbeit in Intervalle aufzuteilen. Jedes Intervall wird als Pomodoro bezeichnet.
So geht’s:
- Wähle eine Aufgabe, die du erledigen musst.
- Stell dir einen Timer (z.B. für 25 Minuten).
- Konzentriere dich auf die anstehende Aufgabe.
- Wenn der Timer klingelt, mache ein Häkchen auf einem Zettel.
- 5 Minuten Pause: Atme tief ein, hol dir ein Getränk oder schau kurz aus dem Fenster, um deinem Gehirn eine Pause zu gönnen.
- Wiederhole die Schritte zwei bis fünf: Wenn du diesen Prozess viermal durchlaufen hast, kannst du anfangen, längere Pausen zu machen (20–30 Minuten).
Die Pomodoro-Technik ist nicht nur eine Zeitmanagement-Methode, sondern hilft dir auch Ziele zu setzen und zu erreichen.
Du wirst deinen Tages- und Wochenplan besser einhalten können.
Aber bedenke: Die Pomodoro-Technik eignet sich nicht für alle Aufgaben. Manche Aufgaben benötigen länger, um einen Flow aufzubauen, wie zum Beispiel mathematisches Denken, kreatives Schreiben, etc.
Die Pomodoro-Technik wurde von dem Unternehmer und Autor Francesco Cirillo entwickelt.
Getting Things Done
David Allen schrieb mit seinem Buch Getting Things Done eines der Standardwerke für Produktivität: Die GTD-Methode hilft dir, Dinge zu erledigen, indem du Aufgaben auf Papier festhältst und sie dann in umsetzbare Arbeitsschritte aufteilst. Damit eignet sie sich auch als Zeitmanagement-Methode.
So geht’s:
- Halte alles fest: Halte alles fest, was dir in den Sinn kommt. Nichts ist zu groß oder zu klein! Diese Dinge landen direkt in deinem Posteingang.
- Klären: Verarbeite das, was du erfasst hast, zu klaren und konkreten Handlungsschritten. Entscheide, ob ein Punkt ein Projekt, eine nächste Aktion oder eine Referenz ist.
- Organisieren: Bringe alles an den richtigen Platz. Trage Termine in deinen Kalender ein, delegiere Projekte an andere Personen, lege Referenzmaterial ab und sortiere deine Aufgaben.
- Überprüfen: Sieh deine Listen regelmäßig durch, aktualisiere und überarbeite sie.
- Loslegen: Erledige die Aufgaben in der passenden Reihenfolge
Die richtige Zeitmanagement-Technik für dich wählen
Alle Zeitmanagement-Methoden können dir helfen, produktiver zu werden. Wähle sie nach deinem eigenen Bedarf und nach deiner Persönlichkeit aus: Wenn du die Angewohnheit hast, Dinge bis zur letzten Minute aufzuschieben, versuche es mit dem Parkinsonschen Gesetz. Wenn es dir schwerfällt, dich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, versuche es mit der Pomodoro-Technik, bei der du in kurzen Abständen intensiver arbeitest.
Teste verschiedene Zeitmanagement-Methoden aus und experimentiere mit ihnen, denn du kannst viele Techniken miteinander kombinieren.
