OKR – das Framework für die digitale Transformation? (DEEP! #002)

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Gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die digitale Transformation? Gibt es eine bestimmte Reihe von Services, die jedes Unternehmen benötigt, um digital transformiert zu werden? Wie ihr alle wisst, gibt es das nicht. Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg finden. Die Schwierigkeit: Viele Geschäftsführer wissen nicht, wo sie anfangen sollen. In dieser Folge möchte ich euch ein Framework vorstellen, dass ein guter Begleiter für deine digitale Transformation sein könnte. Es handelt sich um das Framework OKR. Der OKR-Prozess hilft dabei, gute Ideen in die Umsetzung zu bringen. Sie stärken das Engagement der Mitarbeiter und fördern leistungsstarke Teams. Zu den Unternehmen, die OKRs eingeführt haben, gehören Unternehmen wie Allbirds, Google, Netflix und viele mehr. Also digitale Player, die heute viele andere Unternehmen inspirieren. Daher möchte ich euch heute das Framework OKR vorstellen.

Kleiner Disclaimer vorab: Ich bin kein absoluter Experte in diesem Thema und behandle OKR nicht als Allheilmittel oder einzige Antwort für die digitale Transformation. Dieser Beitrag dient euch als Information und Inspiration. Solltet ihr Kritik, Anregungen oder Fragen haben, meldet euch gerne bei mir.

OKRs stehen für Objectives and Key Results (Ziele und Schlüsselergebnisse), eine Methode für Zielumsetzung. Sie hilft Team dabei, messbare Ziele zu setzen und zu verfolgen. Google selbst hat es bereits 1999 als Framework etabliert, wo es noch heute genutzt wird. Seither erobert OKR die Tech-Welt, allen voran Silicon Valley im Sturm und wird neben Google von großen Brands wie Twitter und LinkedIn genutzt. Auch in der deutschen Unternehmenswelt verbreitet sich das Framework immer mehr. Es hilft Start Ups sich dynamisch und strukturiert genug zu organisieren, während es zum Change Tool größerer Unternehmen wird.

Die Grundidee ist recht einfach: Es wird ein Ziel formuliert und es werden dazu messbare Faktoren bestimmt, an denen die erfolgreiche Zielerreichung festgestellt wird. Grund für den Erfolg von OKRs ist aber nicht allein die Art, Ziele zu setzen, sondern, die Art, wie diese erfüllt werden: nämlich in kurzen Zyklen und selbstorganisiert. Außerdem wird der Prozess regelmäßig von den Anwendern selbst analysiert und optimiert. Aufgrund der Beschaffenheit von OKRs bin ich der Auffassung, dass OKRs ein effektives Tool für die digitale Transformation in Unternehmen sind, denn sie bedeuten nicht nur effizienteres Zusammenarbeiten, sondern oft auch einen kulturellen Wandel im Unternehmen. Beides brauchen wir für die digitale Transformation. Damit ihr genau versteht, was ich meine, werde ich euch in dieser Folge OKRs tiefer vorstellen und deren Wert für dich als Unternehmer, Manager oder Teamleiter.

OKR Beispiele

OKRs stehen für „Objectives and Key Results“ (Ziele und Schlüsselergebnisse). Es handelt sich um eine Methode zur gemeinsamen Zielsetzung, die von Teams und Einzelpersonen verwendet wird, um anspruchsvolle, ehrgeizige Ziele mit messbaren Ergebnissen zu setzen.

Egal, ob es um Büroabläufe, Softwareentwicklung, Human Resources oder andere Bereiche geht, OKRs funktionieren auf vielen Unternehmensebenen gleich.

Was sind die Bestandteile von OKRs? Ziele und Schlüsselergebnisse

OKRs werden normalerweise mit einem Ziel an der Spitze und 3 bis 5 unterstützenden Key Results darunter geschrieben. Nochmal zur Wiederholung, diese Key Results sind messbare Resultate, mit denen überprüft wird, ob das Ziel erfüllt wurde. Nun können auf allen Organisationsebenen diese OKRs formuliert werden. Anfangen wird auf oberster Ebene, es werden also die Unternehmensziele festgehalten. Diese Ziele zahlen naturgemäß in die Unternehmensvision ein, diese spielt also eine elementare Rolle für die Formulierung der Objectives.

Wir wandern das Organigramm runter und formulieren auf jeder Ebene weitere Objectives, bzw. Ziele, diese sind auf Linie mit der Unternehmensvision und den Unternehmenszielen.

Ich gebe euch ein Beispiel, das ich von einem Blogartikel von mooncamp.com entnommen habe. Ein Objectives, also eines Ziels, wäre:

Wir erhalten den größten Teil unserer Kundschaft durch Inbound-Marketing

Passende Key Results, also messbare Resultate könnten sein:

• Steigerung der Conversion Rate des eingehenden Traffics zum Trial-Sign-up um 20%
• Steigerung der Conversion Rate des eingehenden Traffics zur Demoanfrage um 10%
• Erweiterung der Reichweite, indem User Sessions auf dem Blog um 25% erhöht werden

Jetzt ist es ein besonderes Merkmal von OKR, dass Ziele nicht einfach für ein Jahr festgehalten und überprüft werden. Es findet im Dreimonatszyklus statt. Zu Beginn eines jeden Zyklus werden die Ziele und Key Results für alle Unternehmensebenen geplant.

Nur die oberen Objectives werden in der Regel von der Führungsebene vorgegeben, dann übernehmen die Mitarbeitenden auf der zuständigen, jeweiligen Ebene. Sie müssen aber natürlich auf Kurs mit den Unternehmenszielen und der Vision sowie Mission sein. Klassisch bestimmt das Management das übergeordnete Ziel, während Teams und Abteilung daraufhin ihre eigenen Ziele passend dazu formulieren. Okay, nach der sogenannten OKR Planning Phase, die ich gerade angerissen habe, startet der Dreimonatszyklus. Während dieser Zeit finden einmal pro Woche die “Weekly OKR” statt. Hier wird der Fortschritt gecheckt, Fragen geklärt und Feedback gegeben. Maximal 15 Minuten dürfen diese lang sein. Am Ende des Zyklus präsentieren die Teams den Grad der Zielerreichung.

Ziemlich sicher ist in den drei Monaten nicht alles total glattgelaufen. Fehler sind passiert, Termine nicht eingehalten, Ergebnisse nicht geliefert worden. Doch der OKR Anwender möchte Fehler als Wachstumschance begreifen. Dafür ist die Phase der OKR Retrospektive da. Hier wird genau angeschaut, was daneben ging und wie es für den nächsten Zyklus verhindert werden kann.

Damit bei den verschiedenen Phasen der Überblick behalten wird und sich die Mitarbeitenden voll auf ihre Arbeit konzentrieren können, gibt es in der OKR eine wichtige Rolle: Den OKR Master. Ihr könnt ihn euch als eine Art Moderatoren vorstellen. Er begleitet den Prozess als Experte oder Expertin, ohne dabei inhaltlich mitzuarbeiten. Der OKR Master organisiert die Meetings und moderiert sie durch. Je nach Organisationsgründe gibt es einen oder mehrere dieser Master.

OKR für digitale Transformation

OKR erhöhen den Fokus im Unternehmen, da sich nur auf eine handvoll Ziele geeinigt wird. Zu Beginn eines Zyklus wird gefragt: “Was ist in den nächsten 3 Monaten am wichtigsten?” So werden die Ziele festgehalten und für den Zyklus verfolgt. Zudem fördert die Anwendung von OKR die Ausrichtung eines Unternehmens, es ist wichtig, dass Vision und alle heruntergebogenen Ziele miteinander im Einklang sind. Dadurch, dass die Verknüpfung der Ziele und Ergebnisse stetig überprüft werden, wissen alle jederzeit, wo sie sich befinden und wofür sie gerade arbeiten. Zudem haben sie die Ziele sehr wahrscheinlich mit formuliert. Das steigert die Motivation aller Beteiligten. Ein weiterer Punkt ist die Verbindlichkeit. Mit jedem Ziel steht auch das Commitment von Teams und Abteilungen, diese zu erreichen. Diese Commitments werden durch die wöchentlichen Treffen und Absprachen nie aus den Augen verloren. Ein wichtiger Faktor für die Beliebtheit im Management ist die Messbarkeit. Da die Key Results messbar sind, können Fortschritte immer nachvollzogen werden. Es ist jederzeit klar, ob man auf dem richtigen Weg ist, oder nicht?

Wie ihr merkt, gibt es bei OKR keine festen Regeln und Vorschriften, sondern kann individuell nach Unternehmen angepasst werden. Die bestehenden Elemente stellen lediglich sicher, dass regelmäßig Feedback eingeholt und umgesetzt wird und die Zyklen kurz genug sind, um sich an den Markt anzupassen. Denn das ist die Sache: Deutsche Unternehmen denken gerne in Jahresschritten, doch Entwicklungen am Markt zwingen eigentlich schneller zu neuen Entscheidungen, mehrmals innerhalb einen Jahres. OKR stellt hier die Weichen.

OKR ist jetzt also kein Wundermittel, dass sich von heute auf morgen umstellen lässt. Unternehmen lassen sich dafür oft auf längere Zeit von Experten begleiten, machen Workshops und lernen stetig im Prozess. Ich kenne einige Unternehmen, die OKR eingeführt haben, weil sie sich mehr Umsatz und Effizienz versprochen haben. Viele waren am Ende erstaunt, dass das nicht alles war, was ihnen OKR gebracht hatte. Denn sie haben sich auch kulturell verändert, um OKR effektiv einzusetzen. Entsprechend ist OKR nichts für Unternehmen, die sich wohlfühlen mit ihrer bisherigen Organisationsform oder zumindest nicht die Energie haben, eine übergreifende Systemveränderung durchzuführen.

Denn es gibt auch Schwierigkeiten, die OKRs mit sich bringen: OKR verlangt sehr transparentes Vorgehen, regelmäßigen Kontakt zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, viel Commitment und eine Menge Durchhaltevermögen. Denn OKR kann nicht ohne Unternehmenskultur gedacht werden, wer OKRs einführen möchte, muss zunächst schauen, wohin sich das Unternehmen kulturell bewegen möchte und wo die Stellschrauben sind, um das Framework ins Unternehmen zu bringen. Was denkst du? Siehst du in OKR Potenzial für dein Unternehmen oder scheint es dir als weniger passend?

Mit dieser Frage verabschiede ich mich von euch, ich hoffe die Folge hat euch gefallen. Anregungen, Fragen und Gedanken könnt ihr mir jederzeit per Mail zukommen lassen. Diese findet ihr in den Shownotes. Ich freue mich auf eure Nachrichten!

Jeden Montagmorgen kommt eine neue Folge raus, also abonniert diesen Kanal auf Spotify oder iTunes, um immer auf dem neusten Stand der digitalen Welt zu sein. Schaltet wieder ein. Bis bald ciao.