Geschlossene Geschäfte und öffentliche Einrichtungen, Quarantäne und Isolation. Staaten müssen derzeit drastisch – aber auch besonnen – auf den Coronavirus reagieren, um seine Ausbreitung zu verhindern. Während sich dadurch Netflix und Brettspiele (wieder) großer Beliebtheit erfreuen, stehen Unternehmen vor einer neuen/alten Herausforderung: Home Office und Remotearbeit. In diesem Artikel zeige ich Arbeitgebern kurz auf, wie einfach eine produktive Home Office Umgebung eingerichtet werden kann und was dafür erforderlich ist.
Rechtliches zu diesem Thema:
Inhaltsverzeichnis
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Home Office durch die Cloud
Das allumfassende Keyword für Home Office ist: Cloud. Die starke Ausrichtung auf Cloud-Anwendungen hat es uns in den letzten Jahren ermöglicht ortsunabhängig zu arbeiten, indem u. a. Applikationen nicht mehr lokal installiert werden müssen und die Datenhaltung zentral durch die Cloud erfolgt. Durch mobile Applikationen sind wir mittlerweile sogar fähig viele Arbeitsprozesse aus der Hand heraus, mit unserem Smartphone, durchzuführen.
All you need is digital
Aber nicht nur die Endprodukte sind digitalisiert, auch Dienstleistungen aus den verschiedensten Bereichen bieten durch die digitale Transformation neue Chance bei Verfügbarkeit, Aktualität und Leistungsumfang (s. „Grover“ weiter unten).
Mieten statt kaufen: Grover
Arbeitnehmer haben zwar kein Recht auf Home Office, doch wenn der Arbeitgeber zustimmt, kann es u. U. erforderlich sein, dass dieser die Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, wenn diese nicht schon vorhanden sind. In den meisten Fällen reicht ein Laptop aus, doch speziell bei performancelastigen Anwendungen (bspw. CAD, 3D rendering etc.) kann die Anschaffung einer zweiten Workstation für das private Umfeld ein kostspieliger Faktor sein.
Dienstleister wie Grover bieten da eine kostengünstige Alternative, die gerade bei temporärem Bedarf seine Vorteile ausspielt: Technik mieten statt kaufen. Das Angebot ist mit mehr als 2000 Produkten vielfältig und die Konditionen dynamisch. Ab einer Mindestvertragslaufzeit von einem Monat stehen Ihnen von Chromebooks (optimale Cloud-Geräte für einfache Applikationen) bis High-Performance-PCs eine große Auswahl an Geräten zur Verfügung. Auch Kameras, Smart Home Geräte und selbst Drohnen werden vermietet.
Wem das Angebot von Grover nicht ausreicht, findet in OTTO now eine weitere Plattform, die Produkte breiter gestreut anbietet. Dazu zählen zahlreiche Haushaltsgeräte, wie auch Möbel und viele weitere Kategorien.
Anbieter: Grover, OTTO now, MediaMarkt Miet mich!
Das ortsunabhängige Büro: Microsoft Office 365
Die Office-Suite von Microsoft ist der de facto Standard in jedem Büro und eine der ersten Applikationen, die auf einem PC/Mac installiert werden. Doch wusstest du schon, dass fast alle Anwendungen (Word, Excel, Outlook etc.) auch aus dem Browser heraus aufgerufen werden können, ohne die Programme lokal installieren zu müssen? Das ist gerade für kostengünstige Chromebooks und das mobile Büro interessant, wenn auch ohne den festen Arbeitsplatz ein Zugriff auf und die Bearbeitung von Dokumenten und Dateien erforderlich ist. Auch die Datenablage mit SharePoint und OneDrive ist stets ortsunabhängig und Cloud-basiert, somit immer verfügbar und über alle Geräte hinweg synchronisiert.
Mehr dazu: Microsoft Office 365
Kommunikation über alle Kanäle
Die effizienteste Methode der Kommunikation ist noch immer die verbale. Doch unterstützt durch visuelle Mittel, wie bspw. Bild und Video, erzielen Kollegen eine höhere Akzeptanz, einen stärkeren Informationsfluss und mehr Kreativität in der Problemlösung. WhatsApp ist dabei aus unserem Kommunikationsalltag nicht mehr wegzudenken. Viel zu sehr hat sich diese App durch ihre vielfältigen Optionen und ihre massive Verbreitung in unserem Umfeld etabliert. Das Geschäftsumfeld stellt aber noch weitere Ansprüche an Kommunikation, gerade was Funktionsumfang und Organisation der Kanäle angeht.
Zwei der großen Allrounder in diesem Bereich sind Slack und Microsoft Teams. Beide bieten neben Audio- und Videocalls auch das Teilen des eigenen Bildschirms (Screensharing) und den Datenaustausch an. Auch geplante Meetings und das Organisieren von Teams und Projekten in eigens dafür vorgesehen Kanälen gestaltet sich mit beiden Applikationen kinderleicht.
Wer im Team Ideen austauschen und Brainstorming betreiben möchte, erhält mit Microsoft Whiteboard (als Download oder in Microsoft Teams integriert) ein Tool, um gemeinsam auf einer digitalen Leinwand zeichnen und schreiben zu können.
Mehr dazu: Slack, Microsoft Teams, Microsoft Whiteboard
Projektmanagement über alle Grenzen hinaus
Mit mehreren tausend verfügbaren Projektmanagement Tools fällt die Wahl auf das richtige Werkzeug nicht leicht. Wir stellen hier einige Applikation unterschiedlicher Ausrichtung vor, natürlich nur Cloud-basiert. Alle Tools bilden die üblichen Anforderungen ans Projektmanagement ab, weswegen wir uns hier auf die Besonderheiten konzentrieren.
Trello (Atlassian)
Simpel, schnell, übersichtlich. Trello ist mit seinem Fokus auf Kanban Lanes (dynamische Spalten zur Organisation) nicht nur für Betriebe interessant, sondern auch für Privatleute. Das Tool ist in Sekunden aufgesetzt und bietet eine strukturierte Ansicht zu Aufgaben, Projekten und Status. Wer mehr braucht, kann mit Power-Ups weitere Funktionen hinzufügen.
asana (asana)
Wem Trello zu wenige Funktionen bietet oder eine andere Ansicht benötigt, für den ist asana genau das richtige Tool. Grundsätzlich bietet asana einen ähnlichen Funktionsumfang wie Trello, fügt aber noch viele weitere Features hinzu, bspw. Zeitleisten, Portfolios und Workloads.
Jira (Atlassian)
Speziell für größere Entwicklungsteams gebaut, gilt Jira als Standard im Projektmanagement für Entwickler. Gerade wenn es agiles Projektmanagement und Continuous Integration und Deployment gefordert sind, spielt Jira seine Stärken aus.
Projects (Zoho)
Zoho bietet eine ganze Suite an verschiedenen Applikationen an: Projektmanagement, Human Resources, Buchhaltung, Kollaboration, CRM etc. Der Einstieg ist leicht, die Apps kostengünstig und für Teams jeder Größenordnung geeignet.
Notion (Notion Labs)
“Notion is like the LEGO set for collaboration software […]“ – Ivan Zhao, Co-founder von Notion. Notion basiert auf Dokumenten und Datenbanken, die frei konfigurierbar sind. Dieses Prinzip erlaubt maximale Dynamik bei der Erstellung von Workflows und Strukturen. Wir schätzen diese Freiheit so sehr, dass Notion intern von uns als Management Tool für fast alle Geschäftsbereiche genutzt wird.
